Veel coaches en therapeuten zijn hun praktijk gestart vanuit een passie voor het vak, niet vanuit een liefde voor administratie. Toch ontkom je er niet aan: de Belastingdienst verwacht dat je een correcte boekhouding bijhoudt, de AVG stelt eisen aan hoe je omgaat met persoonsgegevens, en afhankelijk van je registratie heb je mogelijk ook nog een dossierplicht. De goede nieuws is dat de administratie voor een gemiddelde coachpraktijk overzichtelijk is — zolang je weet wat je wél en wat je níét hoeft bij te houden.
Het onderscheid tussen wat verplicht is en wat optioneel is, verschilt per type coach. Een BIG-geregistreerde GZ-psycholoog heeft andere verplichtingen dan een life coach zonder zorgregistratie. Een coach die met zorgverzekeraars werkt, heeft weer andere eisen dan iemand die puur particuliere cliënten bedient. Dit artikel legt per categorie uit wat je moet bijhouden, hoe lang je het moet bewaren en welke valkuilen je kunt vermijden.
Financiële administratie: de basis voor elke coach
Ongeacht je type coaching of registratie: als ondernemer in Nederland ben je verplicht om een financiële administratie bij te houden. De Kamer van Koophandel schrijft voor welke onderdelen je minimaal moet bewaren. De bewaarplicht is zeven jaar.
Verkoopfacturen. Elke factuur die je aan een cliënt stuurt, bewaar je. Dit omvat het factuurnummer, de datum, het bedrag, de BTW-vermelding (of vrijstelling) en de omschrijving van de dienst. Een digitale kopie in je boekhoudsoftware of in een map op je computer volstaat — papieren facturen zijn niet meer vereist.
Inkoopfacturen en bonnetjes. Alle zakelijke kosten die je maakt, onderbouw je met een factuur of bon. Denk aan de huur van je praktijkruimte, bijscholingen, supervisie, vakliteratuur, software-abonnementen, kantoorartikelen, reiskosten en representatiekosten. Bewaar het origineel (digitaal mag) en noteer bij elk bonnetje wat de zakelijke reden was. Een bon van een restaurant zonder toelichting is bij een controle weinig waard.
Bankafschriften. Bewaar de afschriften van je zakelijke bankrekening. Als je (nog) geen aparte zakelijke rekening hebt, bewaar dan de afschriften van de rekening die je voor zakelijke transacties gebruikt. Een zakelijke bankrekening is niet wettelijk verplicht, maar het maakt je administratie aanzienlijk overzichtelijker — en het is een van de eerste dingen die een accountant of de Belastingdienst zal aanraden.
Offertes en overeenkomsten. Contracten met cliënten, samenwerkingsovereenkomsten, algemene voorwaarden en offertes die je hebt uitgebracht, bewaar je als onderdeel van je administratie. Deze documenten zijn relevant bij vragen over de aard of omvang van je dienstverlening.
Rittenadministratie. Als je zakelijke kilometers maakt met je privéauto (bijvoorbeeld reizen naar cliënten), houd dan een rittenadministratie bij. Per rit noteer je de datum, het begin- en eindadres, het aantal kilometers en de zakelijke reden. De kilometervergoeding in 2026 is €0,23 per kilometer. Zonder rittenadministratie kun je deze kosten niet aftrekken.
Dossierplicht: het verschil tussen coach en therapeut
Hier wordt het voor veel coaches verwarrend. De dossierplicht hangt af van je registratie en de aard van je dienstverlening. Het verschil is wezenlijk.
Coaches zonder BIG-registratie — life coaches, business coaches, loopbaancoaches, executive coaches — vallen niet onder de WGBO (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst). Dat betekent dat je geen wettelijke plicht hebt om cliëntdossiers bij te houden. Je mag het natuurlijk wel doen, en veel coaches houden sessienotities bij voor hun eigen werkproces, maar het is geen wettelijke verplichting.
BIG-geregistreerde professionals — GZ-psychologen, psychotherapeuten, klinisch psychologen, orthopedagogen-generalist — vallen wél onder de WGBO. Deze wet schrijft voor dat je per cliënt een dossier bijhoudt met daarin de hulpvraag, het behandelplan, de voortgang en relevante correspondentie. De bewaartermijn voor medische dossiers is twintig jaar na de laatste wijziging in het dossier. Dat is aanzienlijk langer dan de zeven jaar voor financiële administratie.
Therapeuten bij een kwaliteitsregister — als je bent ingeschreven bij het RBCZ, KTNO of een vergelijkbaar register, gelden vaak de beroepscodes van dat register. Veel van deze beroepscodes schrijven dossiervorming voor, ook als de WGBO strikt genomen niet van toepassing is. Controleer de eisen van je eigen register.
Praktisch advies: ook als je geen wettelijke dossierplicht hebt, is het verstandig om per cliënt ten minste de startdatum, de hulpvraag en het overeengekomen traject vast te leggen. Dit beschermt je bij eventuele geschillen en het helpt je om je eigen werkproces te bewaken.
Privacy en AVG: verplichtingen voor elke coach
Als coach verwerk je persoonsgegevens. Namen, e-mailadressen, telefoonnummers, geboortedatums, en in veel gevallen ook gevoelige informatie over de persoonlijke situatie van je cliënt. Dat betekent dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, de Nederlandse term voor GDPR) op jou van toepassing is. Ongeacht je registratie, ongeacht je omzet, ongeacht het aantal cliënten.
Privacyverklaring. Je bent verplicht om een privacyverklaring te hebben waarin je uitlegt welke persoonsgegevens je verzamelt, waarom je dat doet, hoe lang je ze bewaart, met wie je ze deelt en welke rechten je cliënten hebben. Publiceer deze op je website en verwijs ernaar in je overeenkomsten.
Verwerkersovereenkomst. Als je persoonsgegevens deelt met andere partijen — bijvoorbeeld een boekhoudsoftware die cliëntgegevens opslaat, een e-mailmarketingtool of een online agendatool — dan moet je met elk van die partijen een verwerkersovereenkomst afsluiten. Dit is een overeenkomst waarin de andere partij garandeert dat zij de gegevens volgens de AVG behandelt. De meeste softwareleveranciers bieden een standaard verwerkersovereenkomst aan.
Datalekprocedure. Je moet een procedure hebben voor het geval er een datalek optreedt — bijvoorbeeld als je laptop wordt gestolen, als je per ongeluk cliëntgegevens naar de verkeerde persoon stuurt, of als je e-mailaccount wordt gehackt. Bij een serieus datalek moet je dit binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en mogelijk ook bij de betrokkenen.
Register van verwerkingsactiviteiten. Strikt genomen is dit register alleen verplicht als je meer dan 250 medewerkers hebt of structureel bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) verwerkt. Veel coaches verwerken gezondheidsgegevens, dus het is verstandig om een eenvoudig register bij te houden. Dit hoeft niet meer te zijn dan een overzicht van welke gegevens je verwerkt, waarom, hoe lang en met welke beveiligingsmaatregelen.
Minimale gegevensverwerking. De AVG schrijft voor dat je niet meer persoonsgegevens verzamelt dan strikt noodzakelijk voor het doel. Vraag je cliënten niet om informatie die je niet nodig hebt voor de coaching.
KVK-registratie
Als je als coach of therapeut commerciële diensten aanbiedt — en dat doe je als je facturen stuurt — ben je verplicht om je in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Dit geldt voor elke vorm van coaching, ongeacht of je BIG-geregistreerd bent of niet.
Bij de inschrijving kies je een SBI-code (Standaard Bedrijfsindeling) die het beste past bij je activiteiten. Voor coaches is dat meestal 96091 - Coaching (persoonlijke verzorging) of 86919 - Overige paramedische praktijken als je een zorgachtergrond hebt. De juiste SBI-code heeft geen directe fiscale gevolgen, maar het is goed om een code te kiezen die je werkzaamheden correct weerspiegelt.
Na inschrijving ontvang je een KVK-nummer dat je op al je facturen en zakelijke correspondentie vermeldt. Je BTW-nummer krijg je separaat van de Belastingdienst, meestal kort na je KVK-inschrijving.
BTW-administratie
Je BTW-situatie als coach bepaalt een groot deel van je administratieve verplichtingen. Er zijn drie scenario's.
Scenario 1: je bent BTW-plichtig (21%). De meeste coaches die niet onder de zorgvrijstelling vallen en meer dan €20.000 per jaar omzetten, zijn gewoon BTW-plichtig. Je rekent 21% BTW over je diensten, doet periodiek BTW-aangifte (per maand of per kwartaal) en draagt de BTW af aan de Belastingdienst. Daar staat tegenover dat je de BTW op je zakelijke kosten kunt terugvragen.
Scenario 2: je valt onder de KOR. Als je jaaromzet niet hoger is dan €20.000, kun je je aanmelden voor de kleineondernemersregeling. Je rekent dan geen BTW, doet geen BTW-aangifte en kunt ook geen BTW terugvragen op je kosten. Dit vereenvoudigt je administratie aanzienlijk.
Scenario 3: je bent BTW-vrijgesteld op grond van artikel 11 Wet OB. Als je BIG-geregistreerd bent en gezondheidskundige diensten levert, ben je verplicht BTW-vrijgesteld. Je rekent geen BTW, maar vermeldt de wettelijke vrijstelling op je facturen. Je kunt geen BTW terugvragen en kunt bij een volledig vrijgestelde praktijk ontheffing aanvragen voor de BTW-aangifte.
Houd in je administratie bij welk scenario op jou van toepassing is. Bij een gemengde praktijk — deels vrijgesteld, deels belast — moet je per dienst bijhouden welke BTW-behandeling van toepassing is.
AGB-code voor zorgcoaches
Als je als coach werkt met zorgverzekeraars — bijvoorbeeld omdat je een vergoede vorm van coaching of therapie aanbiedt — heb je een AGB-code (Algemeen Gegevens Beheer) nodig. De AGB-code is een uniek identificatienummer waarmee zorgverzekeraars je herkennen.
Het aanvragen van een AGB-code doe je via Vektis. Je hebt hiervoor je KVK-inschrijving en je registratiebewijs (BIG of kwaliteitsregister) nodig.
De AGB-code heeft ook gevolgen voor je BTW-situatie. Als je via een AGB-code declareert bij zorgverzekeraars, is dat een sterke aanwijzing dat je diensten als zorg kwalificeren en onder de BTW-vrijstelling vallen. Bespreek dit met de Belastingdienst als je twijfelt over je BTW-positie.
In je administratie bewaar je de AGB-code, de correspondentie met Vektis en de contracten met zorgverzekeraars als onderdeel van je bedrijfsdossier.
Wat coaches NIET hoeven bij te houden
Veel coaches denken dat hun administratie ingewikkelder is dan nodig. Om misverstanden weg te nemen, hier een overzicht van wat je als zelfstandige coach zonder personeel doorgaans niet hoeft bij te houden.
Een uitgebreide jaarrekening. Als eenmanszaak hoef je geen balans en verlies-en-winstrekening op te stellen zoals een BV dat moet. Je doet aangifte inkomstenbelasting op basis van je winst (omzet minus kosten). Een eenvoudig overzicht van je inkomsten en uitgaven volstaat.
Loonadministratie. Zolang je geen personeel in dienst hebt, hoef je geen loonadministratie bij te houden. Let op: dit verandert zodra je iemand in dienst neemt, ook als het een parttime kracht is.
Voorraadadministratie. Coaches verkopen over het algemeen geen fysieke producten. Een voorraadadministratie is dan niet aan de orde. Verkoop je incidenteel boeken of werkboeken? Dan volstaat een eenvoudige registratie van aan- en verkopen.
Urenregistratie per project. Veel ZZP'ers in andere branches houden gedetailleerde urenstaten bij per project of klant. Als coach die per traject of per sessie factureert, is dat niet nodig. Wat je wél moet bijhouden is het totale aantal uren dat je aan je onderneming besteedt, als je aanspraak wilt maken op de zelfstandigenaftrek. Daarvoor moet je namelijk voldoen aan het urencriterium van 1.225 uur per jaar.
Complexe projectadministratie. Tenzij je grote trajecten draait met meerdere deelnemers en kostenplaatsen, heb je geen projectadministratiesysteem nodig. Een overzicht van je lopende cliënten met hun traject, startdatum en facturatiestatus is meer dan voldoende.
Praktische tips voor je dagelijkse administratie
Gebruik een zakelijk e-mailadres. Een e-mailadres als info@jouwpraktijknaam.nl oogt professioneler dan een Gmail- of Hotmail-adres en maakt het makkelijker om zakelijke en privécorrespondentie gescheiden te houden. Bewaar zakelijke e-mails als onderdeel van je administratie.
Open een zakelijke bankrekening. Niet wettelijk verplicht, maar sterk aanbevolen. Het scheelt je uren aan het uitzoeken welke transacties zakelijk waren en welke privé. Veel banken bieden een zakelijke rekening aan voor €5 tot €15 per maand. Dat verdien je ruimschoots terug in bespaarde administratietijd.
Maak een vaste mappenstructuur. Digitaal of fysiek, zorg voor een logische structuur. Bijvoorbeeld: een map per jaar, met submappen voor verkoopfacturen, inkoopfacturen, bankafschriften, contracten en BTW-aangiften. Consistentie is belangrijker dan complexiteit.
Verwerk je administratie wekelijks. Het klinkt als een open deur, maar het verschil tussen coaches met een nette administratie en coaches die in paniek raken voor de belastingaangifte, is bijna altijd hetzelfde: de eerste groep besteedt twintig minuten per week aan het bijhouden van bonnetjes en facturen. De tweede groep verzamelt alles in een schoenendoos en begint in maart met puzzelen.
Digitaliseer alles. Papieren bonnetjes raken zoek, vervagen en zijn bij een controle moeilijk terug te vinden. Maak een foto of scan van elk bonnetje en sla die digitaal op. De Belastingdienst accepteert digitale kopieën als origineel bewijs, mits de kwaliteit goed genoeg is om alle gegevens te lezen.
Houd je uren bij als je de zelfstandigenaftrek claimt. Het urencriterium vereist minimaal 1.225 uur per jaar besteed aan je onderneming. Houd een eenvoudig logboek bij — datum, activiteit, aantal uren — om dit bij een controle te kunnen aantonen. Tel niet alleen sessie-uren, maar ook acquisitie, administratie, bijscholing en reistijd.
Veelgemaakte fouten
Zakelijk en privé door elkaar. Kosten betalen vanaf je privérekening en privéaankopen doen met je zakelijke pas maakt je administratie een puinhoop. Scheid zakelijk en privé zo strikt mogelijk.
Bonnetjes niet bewaren. Een betaling op je bankafschrift is niet hetzelfde als een factuur. De Belastingdienst wil het originele bewijsstuk: de factuur of de bon. Zonder bewijs mag je de kosten niet aftrekken.
De bewaarplicht onderschatten. Zeven jaar is lang. Gooi na je belastingaangifte niet alles weg. Bewaar je volledige administratie — facturen, bonnetjes, bankafschriften, contracten — minimaal zeven jaar. Bij BIG-registratie en dossierplicht geldt zelfs twintig jaar voor cliëntdossiers.
AVG negeren. Veel coaches denken dat de AVG alleen voor grote bedrijven geldt. Dat is niet zo. Zodra je persoonsgegevens verwerkt — en dat doe je — gelden de regels. Een privacyverklaring en verwerkersovereenkomsten zijn het minimum.
Geen contract met cliënten. Mondeling afspraken maken over trajectduur, kosten en annuleringsvoorwaarden is vragen om problemen. Leg alles schriftelijk vast, ook als het maar een beknopte overeenkomst van één A4 is.
De administratie voor een coachpraktijk hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar het moet wél gedaan worden. Besteed er wekelijks een vast moment aan en je voorkomt stress bij de jaaraangifte. Klaro helpt je om je facturen, bonnetjes en BTW-administratie op één plek bij te houden, zodat je altijd weet waar je staat.